Offres d'emploi

Assistant(e) administratif(ive)

Poste contractuel à temps partiel – 25 h par semaine

Salaire – compétitif sur le marché

Lieu de travail – Sudbury

Entrée en fonction – Dès que possible

Date de fermeture du concours – 12 octobre à 16 h 

Le Réseau du mieux-être francophone du Nord de l’Ontario (Réseau) est une des 6 Entités de planification des services de santé en français de l’Ontario ainsi qu’un des 16 réseaux membres de la Société Santé en français. Le Réseau, en collaboration avec ses partenaires, planifie, réseaute et assure l’engagement de la communauté afin d’améliorer l’accès et l’équité des services de santé en français.

 SOMMAIRE DU POSTE

À titre d’assistant(e) administratif(ve), la personne travaillera en étroite collaboration avec la direction générale adjointe, la personne en communication et les agents de planification et d’engagement communautaire du RMEFNO afin d’appuyer la réalisation de ses mandats et projets, par sa contribution au fonctionnement efficace des activités administratives du bureau. Le titulaire du poste veille au soutien et aux suivis administratifs de dossiers et projets ainsi qu’à la coordination de la correspondance et des documents d’informations du RMEFNO. Par ailleurs, ses tâches comprennent la réception, le soutien informatique, l’appui aux communications, ainsi que la coordination des responsabilités liées au fonctionnement du bureau et toute autre tâche connexe selon les priorités de l’organisme.

TÂCHES RELIÉES AUX FONCTIONS  

Appui à la direction générale adjointe

  • Organise des rencontres pour la direction générale adjointe, incluant les rencontres individuelles avec les employés ainsi qu’avec des clients en personnes et/ou à distance par téléphone et/ou vidéoconférence ;
  • Organise les réservations reliées aux déplacements tels que l’avion, le train, location de voiture, l’hôtel, les salles de rencontres, et les repas au besoin ;
  • Rédige et gère la correspondance, effectue les suivis appropriés et le classement ;
  • Appuie la direction générale adjointe avec la prise de notes, la rédaction de procès-verbaux de rencontres et dans la préparation et l’organisation de documents et d’activités ;
  • Toutes autres tâches connexes confiées par la direction générale ou la direction générale adjointe.

Le soutien administratif 

  • Révise et corrige des documents, d’un point de vue de la syntaxe et de la grammaire, selon la demande; peut-être appelé à maximiser l’impact visuel des documents ;
  • Développe et tient à jour un système de classement efficace pour l’ensemble des dossiers du Réseau;
  • Gérer de façon continue la banque centralisée de contacts du Réseau ;
  • Crée des listes à partir de cette banque centralisée;
  • Crée des outils de travail permettant d’améliorer l’efficacité quant à l’organisation du travail (tableaux, listes, etc.) ;
  • Appuie le personnel du Réseau dans la préparation, l’organisation et la tenue d’activités d’engagement communautaire tels les Forums et les réunions communautaires sur thèmes précis en santé ;
  • Appuie les agents de planification et d’engagement communautaire dans la préparation de documents servant à la conduite de rencontres de travail (photocopie, assemblage de trousses, etc.) ;
  • Appuie les agents de planification et d’engagement communautaire avec leurs déplacements ;  
  • Fournit un appui à la mise à jour du site web, à l’animation des initiatives liées aux médias sociaux, à la coordination d’événements, à la préparation de communiqués, et du bulletin et de tout autre projet en lien avec les communications ;

EXIGENCES  

  • Diplôme universitaire ou collégial en administration, relations publiques ou dans tout autre domaine équivalent ; 
  • Un minimum de 2 ans d’expérience pertinente dans un poste similaire ;
  • Excellente connaissance du français tant à l’oral qu’à l’écrit ;
  • Maîtrise de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit ;
  • Excellente connaissance et facilité d’apprendre de nouveaux logiciels et d’applications normalement utilisées dans le domaine (ex : Windows, iWorks, Google Apps, Mailchimp) ;
  • Connaissances approfondies des communications web et de l’utilisation des médias sociaux ;
  • Bonne connaissance de la communauté franco-ontarienne.

 MODALITÉS DE SOUMISSION DES CANDIDATURES 

Toutes les candidatures soumises doivent comprendre une lettre de présentation en français, soulignant clairement les compétences pour le poste et un curriculum vitae en français. 

Les candidatures doivent être soumises uniquement par voie électronique à l’adresse skincaid@rmefno.ca avant le 12 octobre à 16 h.

Nous remercions tous ceux et celles qui soumettront leur candidature ; cependant, nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues pour une entrevue. Le Réseau souscrit aux principes d’équité en matière d’emploi.