Offres d'emploi

Assistant(e) administratif(ve)

Lieu: Sudbury

Offre d’emploi – Assistant(e) administratif(ve) 

Le Réseau du mieux-être francophone du Nord de l’Ontario (Réseau) est l’Entité de planification des services de santé en français pour la région du Nord de l’Ontario ainsi qu’un des 16 réseaux membres de la Société Santé en français. Le Réseau, en collaboration avec ses partenaires, planifie, réseaute et assure l’engagement de la communauté afin d’améliorer l’accès et l’équité à des services de santé en français. Couvrant l’entièreté du territoire nord-ontarien, les bureaux du Réseau sont situés à Sudbury, Thunder Bay, Timmins, Temiskaming Shores et Hearst.

Poste permanent – 35 h par semaine

Lieu de travail – Sudbury

Salaire, avantages sociaux et conditions de travail concurrentiels

Entrée en fonction – Dès que possible

Date de fermeture du concours – 31 janvier 2018

SOMMAIRE DU POSTE


À titre d’assistant(e) administratif(ve) à la direction générale adjointe, la personne travaillera en étroite collaboration avec la direction générale adjointe et les agents de planification et d’engagement communautaire du Réseau afin d’appuyer la réalisation de ses mandats et projets. Par sa contribution au fonctionnement efficace des activités administratives du bureau de la direction générale adjointe. Ainsi, le titulaire du poste veille au soutien et aux suivis administratifs de dossiers et projets ainsi qu’à la coordination de la correspondance et des documents d’informations du Réseau. Par ailleurs, ses tâches comprennent le soutien informatique, la réception ainsi que la coordination des responsabilités liées au fonctionnement du bureau.

TÂCHES RELIÉES AUX FONCTIONS


Appui à la direction générale adjointe

  • Organiser des rencontres pour la direction générale adjointe, incluant les rencontres individuelles avec les employés ainsi qu’avec des clients ;
  • Organiser les réservations reliées aux déplacements tels que l’avion, le train, location de voiture, l’hôtel, et les salles de rencontres, les repas-rencontres au besoin ;
  • Organiser, pour la direction générale, les conférences téléphoniques ou vidéoconférences ;
  • Rédiger et gérer la correspondance, effectuer les suivis appropriés et le classement ;
  • Appuyer la direction générale adjointe avec la prise de notes aux rencontres et dans lapréparation et dans l’organisation des documents et des activités;
  • Fournir un appui à la mise à jour du site web, à l’animation des initiatives liées aux médias sociaux, à la coordination d’évènements, à la préparation de communiqués, et du bulletin et de tout autre projet lié aux communications ;
  • Toutes autres tâches connexes confiées par la direction générale ou la direction générale adjointe.

Le soutien administratif

  • Réviser et corrige des documents, d’un point de vue de la syntaxe et de la grammaire, selon la demande; peut être appelé à maximiser l’impact visuel des documents ;
  • Développer et tient à jour un système de classement efficace pour l’ensemble des dossiers du Réseau ;
  • Appuyer les agents de planification et d’engagement communautaire dans la préparation de documents servant à la conduite de rencontres de travail (photocopie, assemblage de trousses, etc.) ;
  • Appuyer les agents de planification et d’engagement communautaires avec leurs déplacements ;
  • Appuyer le personnel du Réseau dans la préparation, l’organisation et la tenue d’activités d’engagement communautaire tels les Forums et les réunions communautaires sur thèmes précis en santé ;
  • Gérer de façon continue la banque centralisée de contacts du Réseau ;
  • Créer des listes à partir de cette banque centralisée;
  • Créer des outils de travail permettant d’améliorer l’efficacité quant à l’organisation du travail (tableaux, listes, etc.).

EXIGENCES


  • Diplôme universitaire ou collégial en administration, relations publiques ou dans tout autre domaine équivalent ;
  • Un minimum de 2 ans d’expérience pertinente dans un poste similaire ;
  • Excellente connaissance du français tant à l’oral qu’à l’écrit ;
  • Maîtrise de l’anglais tant à l’oral qu’à l’écrit ;
  • Excellente connaissance et facilité d’apprendre de nouveaux logiciels et d’applications normalement utilisées dans le domaine (ex : Windows, iWorks, Google Apps, Mailchimp) ;
  • Connaissances approfondies des communications web et de l’utilisation des médias sociaux ;
  • Bonne connaissance de la communauté franco-ontarienne.

Les individus intéressés au poste d’assistant(e) administratif(ve) sont priés de soumettre leur curriculum vitae et une lettre de motivation, en français et en format PDF, par courrier électronique à Monique Rocheleau, directrice générale adjointe à l’adresse : mrocheleau@rmefno.ca.

Nous remercions toutes les personnes intéressées et traiterons toutes les réponses avec la plus stricte confidentialité. Nous communiquerons seulement avec les personnes dont la candidature sera retenue pour une entrevue.

 
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